El sistema REX simplifica los trámites de exportación al permitir que sea el propio exportador registrado el que certifique el origen preferencial mediante la inclusión de una declaración específica (las denominadas comunicaciones sobre el origen) en la factura u otro documento comercial que identifique los productos exportados. Por lo tanto, no es necesario que el exportador registrado solicite en cada exportación la expedición de un certificado de origen.

La solicitud de obtención de la condición de exportador registrado es una formalidad excepcional en la que el exportador proporciona a la aduana competente la información necesaria para el registro.

Una vez que se le asigna un número REX, el exportador registrado podrá utilizarlo para todas sus exportaciones al amparo de regímenes preferenciales cuando el sistema de certificación de origen que se aplica es el sistema REX.

La certificación de origen emitida por el exportador registrado generalmente se denomina una «comunicación sobre el origen». Algunos regímenes preferenciales utilizan también el término «declaración de origen» (como en el AECG, el acuerdo con Canadá).

Cada régimen preferencial que utiliza el concepto «exportador registrado» establece una normativa propia, lo que significa que los operadores titulares de un número REX deben saber que están utilizando un registro múltiple y pueden necesitar consultar las disposiciones pertinentes en cada régimen individual. 

El sistema REX se aplica desde el 1 de enero de 2017 para el Sistema de Preferencias Generalizadas (SPG), cuyas normas de origen se establecen en el Reglamento Delegado (UE) 2015/2446 de la Comisión y en el Reglamento de Ejecución (UE) 2015/2447 de la Comisión del Código Aduanero de la Unión (Reglamento (UE) n.º 952/2013). Progresivamente, el sistema REX se utilizará también para certificar el origen en los acuerdos comerciales preferenciales. Por ejemplo, los textos de los ALC con Canadá (AECG) y Vietnam ya prevén la posibilidad de aplicar el sistema REX en la UE. El sistema REX se utilizarán también a partir del 1 de enero de 2020 por los Países y Territorios de Ultramar (PTU), cuyas normas de origen se establecen en el anexo 6 de la Decisión 755/2013/UE del Consejo.

DOCUMENTOS COMERCIALES QUE PUEDEN INCLUIR UNA COMUNICACIÓN SOBRE EL ORIGEN 

Las comunicaciones sobre el origen se efectúan en la factura; alternativamente, se puede efectuar una comunicación sobre el origen en otro documento comercial en relación con el envío que permita identificar, sin ninguna duda, al exportador registrado y que describa claramente los productos del envío y su respectivo origen. Puede tratarse por ejemplo de una nota de entrega adjunta, una factura proforma o una lista de embalaje. 

Un documento de transporte, como un conocimiento de embarque o un conocimiento aéreo, no puede considerarse otro documento comercial, puesto que es expedido por el transportista o la agencia transitaria. 

La comunicación sobre el origen puede presentarse en una hoja aparte del documento comercial solo si esta hoja forma parte de manera obvia del documento. 

Si el documento comercial contiene varias páginas, se debe numerar cada página y hacer mención al número total de páginas.

IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTOS ORIGINARIOS EN LOS DOCUMENTOS COMERCIALES 

En los documentos en los que se extiende la comunicación sobre el origen, los productos deberán describirse con detalle para posibilitar su identificación. 

Los productos no originarios deberán identificarse con claridad. Una posibilidad para distinguir entre productos originarios y productos no originarios es indicar entre paréntesis, detrás de cada línea de producto, si las mercancías son originarias. Por otra parte, existe la posibilidad de consignar dos partidas en la factura, en concreto, productos originarios y productos no originarios y, a continuación, colocar las mercancías en la partida correspondiente. Otra solución consiste en numerar las posiciones de manera consecutiva y, finalmente, indicar cuáles de los números corresponden a productos originarios, y cuáles a productos no originarios. 

Si las mercancías consignadas en la factura u otro documento comercial tienen su origen preferencial en diferentes países o territorios (lo que puede ocurrir en el caso de la acumulación regional en el marco del SPG), deben indicarse los nombres o las abreviaturas oficiales (códigos ISO) de los países o territorios. Se pueden aplicar las mismas posibilidades que en el punto anterior. El texto de la declaración de origen debe ser claro, dependiendo de la solución elegida. 

CONTROL DE LOS OPERADORES REGISTRADOS Y DEL ORIGEN DE LAS MERCANCÍAS 

En el contexto de un acuerdo de libre comercio en el que los documentos sobre el origen los extiendan los exportadores registrados, las autoridades aduaneras de los Estados miembros de la UE efectuarán controles periódicos a los exportadores, por iniciativa propia, a intervalos determinados sobre la base de los oportunos criterios de análisis de riesgos. Esto se deriva de la aplicación al marco de ALC del artículo 108 del Reglamento de Ejecución (UE) 2015/2447 de la Comisión, de conformidad con el artículo 68, apartado 1. 

Los controles pueden efectuarse sobre la base de los documentos requeridos al exportador o mediante inspecciones en sus instalaciones; este segundo método se aplicará, preferiblemente, si el exportador es un fabricante. 

Se pueden realizar las siguientes acciones: 

a. Comprobar las comunicaciones sobre el origen de las materias y productos, cuando se presente una solicitud de comprobación a posteriori de las pruebas de origen de materias o productos exportados por el exportador registrado. 

b. Comprobar las declaraciones del proveedor, pudiendo solicitarse, a este respecto, los certificados de información INF-4 (en la UE) con el fin de obtener confirmación de la exactitud de las declaraciones del proveedor que posee el exportador registrado, como prueba del origen de los productos o materias que haya adquirido de otras empresas. 

c. Comparar los flujos comerciales del exportador, de las materias utilizadas o de los productos, con los datos contables presentados por el mismo. 

Las autoridades competentes deben efectuar un seguimiento regular de los datos de registro de un exportador durante el transcurso de su vigencia para garantizar que los datos continúan actualizados (es decir, que el exportador aún existe, que la dirección no se ha modificado, que la persona de contacto, si se proporciona, sigue siendo válida…). 

Las autoridades competentes deben auditar periódicamente a los exportadores registrados de su país, a fin de garantizar que siguen cumpliendo las condiciones para su inscripción en el registro y las obligaciones derivadas de este.